Les 3 feedbacks fondamentaux

1. Feedback positif : Célébrer les réussites

Le feedback positif est l’un des types de feedback les plus courants. C’est le plus facile et le plus agréable à donner et à recevoir.

Utilisez-le lorsque vous souhaitez valoriser et renforcer les aspects positifs d’un comportement ou d’une performance, reconnaître les succès de votre interlocuteur et le motiver.

Je vous recommande d’utiliser le feedback positif assez souvent, pour maintenir la confiance et la motivation au sein de votre équipe ou de votre organisation.

Caractéristiques du feedback positif :

• Reconnaissance :

Vous mettez en lumière les réalisations, les compétences ou les comportements particulièrement appréciés ou efficaces de vos interlocuteurs.

• Valorisation :

Un feedback positif valorise votre interlocuteur, en mettant l’accent sur les points forts, les réussites.

• Confiance :

Le feedback positif renforce la confiance de la personne en elle-même et en son travail, ce qui maintient sa motivation à poursuivre ses efforts.

• Encouragement :

Encouragez votre interlocuteur à maintenir ou à améliorer les comportements ou les actions positifs que vous lui reconnaissez.

Comment donner un feedback positif :

• N’attendez pas !

Formulez le feedback positif dès que possible, pour que votre interlocuteur puisse le relier directement à ses actions ou son comportement. En effet, nous oublions très rapidement les contextes précis et détaillés de nos actions. Or, tout l’intérêt du feedback repose justement dans votre capacité à détailler factuellement les comportements et les actions de votre interlocuteur, pour lui donner des repères bien identifiés et les ancrer.

• Soyez spécifique :

Décrivez précisément les réalisations ou les comportements que vous appréciez, en évitant les généralités. Donnez des exemples concrets.

• Soyez sincère :

Le feedback positif doit être authentique et basé sur des observations réelles. Ne faites pas de compliments vides de sens. Ce serait contre productif. Personne n’est dupe. Malheureusement, beaucoup de managers donnent des compliments à la volée, qui pourraient être adressés à n’importe qui.

• Soyez reconnaissant :

Exprimez clairement votre gratitude et montrez que vous appréciez son travail. Si vous vous contentez de décrire une situation ou un comportement que vous avez jugé efficace ou agréable, sans exprimer votre reconnaissance, vous manquez votre objectif principal.

• Expliquez clairement l’impact :

Expliquez concrètement comment les actions ou les comportements de votre interlocuteur ont eu un impact positif sur l’équipe, l’organisation ou les objectifs.

• Partagez à l’ensemble de votre équipe :

Favorisez un environnement de travail où les membres de votre équipe pratiquent régulièrement le feedback positif entre eux. L’ambiance générale s’en ressentira. Pour cela, montrer leur l’exemple. Et donnez leur également des bases, en leur expliquant par exemple la méthode SCI (voir notre article)

Comment recevoir un feedback positif :

• Exprimez votre gratitude :

Remerciez sincèrement la personne qui vous donne un feedback positif. Évitez les réactions du type “c’est rien, c’est normal” ou encore “je trouve que je n’ai pas été au top.” Laissez le plaisir à votre interlocuteur de vous faire un retour positif. Il y prend autant de plaisir que vous. La moindre des choses est donc de lui montrer que vous appréciez sa reconnaissance. Sinon, vous ne l’encouragez pas à recommencer.

• Prenez-le au sérieux :

Ne minimisez pas ou ne sous-estimez pas un feedback positif. Si la personne qui vous fait un feedback positif prend le temps de revenir sur une situation ou un comportement particulièrement réussi, c’est sans doute parce que c’est vrai… Utilisez-le comme source de motivation et de confiance en vous.

• Écoutez activement :

Écoutez attentivement les commentaires. Prenez le temps de comprendre ce qui, dans votre comportement et vos actions, a été apprécié, afin de pouvoir le reproduire dans des circonstances similaires. Ceci dans une perspective d’évolution.

2. Feedback négatif :
prendre conscience de comportements inadaptés

Il est utilisé pour signaler des comportements non souhaités, des erreurs ou des domaines d’amélioration. Il vise à corriger des comportements inadaptés et à amener la personne à prendre conscience de l’impact de ses actions. Bien qu’il puisse être difficile à émettre et recevoir, le feedback négatif est important pour l’amélioration continue de vos collaborateurs.

Le feedback négatif est fréquent. Et c’est normal s’il est justifié. Mais les managers ont tendance à faire des retours négatifs à leurs collaborateurs, sans pour autant préparer et structurer leur feedback. Pourtant, c’est un feedback à manier avec précaution. Pour cela, formulez-le de manière bienveillante. Sans quoi, vous risquez de démotiver et décourager vos collaborateurs. Voire de perdre progressivement leur confiance.

Pour éviter cela, suivez ces quelques conseils :

Comment donner un feedback négatif sans dégâts :

• Préparez-vous :

Avant de donner un feedback négatif, assurez-vous de bien comprendre la situation et d’avoir des exemples concrets à partager. Cela paraît basique. Pourtant, combien de managers ne préparent pas leurs feedbacks… Notez clairement vos idées et vos analyses.

• Choisissez le bon moment et le bon endroit :

Trouvez un moment approprié pour discuter du feedback, en privé si nécessaire, pour éviter toute gêne inutile. Évitez les feedbacks négatifs à chaud, sous le coup de la colère ou de l’émotion. Votre communication non verbale risque d’envoyer des signaux négatifs à votre interlocuteur. Et ce n’est pas le but recherché.

• Soyez spécifique :

Décrivez clairement les comportements ou les actions problématiques, en évitant les jugements personnels. C’est la partie la plus délicate car nous avons tous tendance à formuler des jugements. Évitez de les exprimer. Pour cela, n’hésitez pas à faire des silences pour prendre le temps de préparer votre formulation.

• Proposez des solutions :

Offrez des suggestions ou des pistes d’amélioration pour aider la personne à progresser. Pour cela, vous pouvez le combiner avec un feedback de développement. Je parle bien de suggestions et de pistes. Évitez les ordres et conseils péremptoires. Au contraire, l’enjeu est d’amener votre interlocuteur à valider vos suggestions, et donc à se les approprier comme s’il avait eu l’idée lui-même.

• Écoutez :

Donnez à vote interlocuteur l’occasion de s’exprimer et de s’expliquer. Il y a peut-être une partie de l’histoire que vous ne connaissez pas et qui pourrait éclairez votre jugement. Pour cela, apprenez à utiliser l’écoute active.

• Restez calme et professionnel :

Évitez de laisser vos émotions prendre le dessus. Restez calme et professionnel tout au long de la conversation. Si la personne est sur la défensive ou de mauvaise foi, c’est que le climat de confiance n’a pas été bien instauré. Tentez un autre type de feedback : un feedback constructif ou de développement par exemple.

Exemple de feedback négatif :

« J’ai remarqué que ces dernières semaines, vous étiez souvent en retard dans le rendu de vos rapports. Ce qui a eu un impact sur l’ensemble de l’équipe : vos collègues ont dû pallier à vos retards, et nous avons dû revoir nos échéances pour compenser.

Je comprends que parfois des imprévus vous ralentissent, mais cela est devenu une tendance préoccupante. Comment voyez-vous les choses de votre côté ? Quelles ont été vos difficultés ?

Est-ce que le fait de prendre 2 heures ensemble pour planifier plus strictement vos tâches vous aiderait ? Il me semblerait utile que vous informiez l’ensemble de l’équipe, en cas de retard. Nous avons des réunions régulières prévues pour cela. Qu’en pensez-vous ? Cela nous aiderait grandement. »

Pas facile de recevoir un feedback négatif :

• Écoutez attentivement :

Soyez ouvert à recevoir le feedback sans interrompre la personne qui vous le donne. Écoutez activement pour comprendre son point de vue et ce qui l’a motivé à vous faire ce retour.

• Restez calme :

Gérez vos émotions et évitez de réagir de manière défensive ou agressive. Respirez profondément si nécessaire. Ce n’est pas un moment agréable. Mais il est probable que la personne qui vous parle ne détienne pas toutes les facettes du problème. A vous de compléter l’histoire avec précision et objectivité.

• Prenez du recul :

Prenez le temps de réfléchir au feedback avant de réagir. Ne vous précipitez pas pour répondre immédiatement. Instaurer des silences permet d’éviter l’escalade des arguments agressifs et défensifs.

• Posez des questions :

Si vous avez besoin de clarifications, n’hésitez pas à poser des questions pour mieux comprendre ce qui vous est reproché.

• Identifiez des actions concrètes :

Si le feedback inclut des suggestions d’amélioration, envisagez de les mettre en pratique. Discutez-en. Et soyez force de proposition.

• Exprimez votre engagement :

Montrez que vous prenez le feedback au sérieux et que vous êtes engagé à vous améliorer. Vous pouvez, en retour, formuler un feedback constructif sur la manière dont vous avez vécu cette discussion. Vous en ressortirait “grandi”.

3. Feedback constructif : une évaluation équilibrée

Le feedback constructif est un type de feedback qui combine des éléments positifs et négatifs pour fournir une évaluation équilibrée d’une action ou d’un comportement.

Le feedback constructif est particulièrement puissant car il identifie les domaines à renforcer tout en soulignant les forces de la personne.

Caractéristiques du feedback constructif :

• Spécifique :

Identifiez clairement les comportements observés, les résultats ou les actions précises à évaluer.

• Orienté vers l’amélioration :

Le feedback constructif met l’accent sur les domaines d’amélioration et propose des suggestions concrètes pour progresser. Il vise à aider la personne à s’améliorer plutôt qu’à la critiquer.

• Suscite la réflexion :

Il est formulé de manière à encourager la réceptivité de la personne. Ajoutez des questions ouvertes pour susciter la réflexion et la participation active.

• Équilibré :

Le feedback constructif est équilibré, c’est-à-dire qu’il identifie à la fois les points forts et les domaines d’amélioration, offrant ainsi une perspective complète.

Stratégies pour donner un feedback constructif :

• Commencez par le positif :

Démarrez la conversation en reconnaissant les réalisations, les compétences ou les comportements positifs de la personne. Cela crée un climat favorable et place votre interlocuteur en posture d’écoute.

• Soyez spécifique :

Utilisez des exemples concrets pour illustrer vos arguments, en décrivant précisément ce que vous avez observé ou ce que vous attendez.

• Soyez constructif, pas critique :

Évitez de critiquer la personne personnellement. Au lieu de dire « Vous faites toujours les mêmes erreurs », dites plutôt « Je pense que nous pouvons améliorer vos process. »

• Proposez des solutions :

Offrez des suggestions ou des solutions pour résoudre les problèmes ou améliorer la performance. Soyez ouvert à la collaboration.

• Soyez à l’écoute :

Écoutez les réponses de la personne et encouragez-la à partager ses perspectives. Une bonne écoute active est essentielle pour cela.

• Fixez des objectifs :

Aidez votre interlocuteur à établir des objectifs d’amélioration clairs et atteignables. Effectuez un suivi régulier pour évaluer les progrès et apporter les ajustements qui s’imposent.

Exemple de feedback constructif :

« Je souhaiterais que nous discutions du projet X qui s’est terminé mardi dernier.

Je tiens tout d’abord à souligner que vous avez fait un excellent travail dans la gestion de ce projet. Votre capacité à gérer les délais et à coordonner l’équipe a été impressionnante.

Cependant, j’ai observé quelques axes d’amélioration qui pourraient vous permettre d’exceller encore davantage lors de vos prochaines missions. J’ai remarqué notamment que la communication avec les parties prenantes externes manquait parfois de précisions et de clarté. (donner des exemples concrets)

Comme vous le savez, nous sommes très attachés à notre image de marque auprès de nos partenaires. Une grande partie de notre CA en dépend. Afin d’améliorer votre collaboration avec eux, nous pourrions envisager d’établir un plan de communication plus structuré, puis d’organiser des réunions régulières pour l’ajuster en fonction de l’avancée du projet. Qu’en pensez-vous ?

Je crois fermement que ces ajustements renforceront encore davantage votre efficacité globale. »

Avant de vous lancer, utilisez la méthode SCI pour utiliser ces feedbacks avec efficacité.

Et consultez les deux autres articles sur les différents types de feedback pour utiliser le plus adapté à votre situation et votre objectif de communication :
– les feedbacks pour optimiser les performances
– les feedbacks pour le développement des compétences

En résumé de cet article, la maîtrise des différentes approches du feedback est primordiale pour une gestion efficace des performances au sein d’une équipe ou d’une organisation :

• Le feedback positif permet de célébrer les réussites et de renforcer la motivation.
• Le feedback négatif aide à identifier et à corriger les comportements inadaptés, en prenant conscience de l’impact de ses actions.
• Le feedback constructif offre une évaluation équilibrée en soulignant à la fois les forces et les domaines à améliorer.

En intégrant ces différentes formes de feedback au quotidien, vous contribuez à créer un environnement de travail plus engageant, productif et orienté vers l’amélioration continue.