La méthode SCI pour un feedback efficace

La méthode SCI est la plus utilisée pour donner un feedback efficace. Elle permet de structurer votre feedback de manière à ce qu’il soit clair, précis et orienté vers l’amélioration.

Le feedback est un modèle de communication puissant et une compétence indispensable en management. Savoir formuler un feedback efficace et constructif décuple votre capacité à créer des relations de confiance avec votre équipe et à réaliser vos objectifs.

Le feedback favorise une culture d’apprentissage au sein de votre organisation, en aidant vos collaborateurs à identifier leurs points forts et les compétences à améliorer.

Le feedback est une technique qui s’apprend et s’affine avec la pratique. Découvrez comment l’utiliser à votre avantage.

Les 3 étapes de la méthode SCI pour un feedback efficace

Étape 1 : décrire la situation (S) :

La première étape de la méthode SCI consiste à décrire la situation dans laquelle le comportement que vous souhaitez aborder s’est produit. Cette description devrait inclure les éléments suivants :

• Le lieu et la date précis de la situation.
• Les personnes présentes ou impliquées.
• Le contexte ou les circonstances entourant la situation.

La clé ici est d’offrir un contexte suffisamment détaillé pour que la personne comprenne parfaitement la situation que vous évoquez. Soyez objectif et factuel dans votre description, en évitant les émotions ou les jugements à ce stade.

Exemple : « Lors de la réunion d’équipe du projet X, le 3 janvier. Les membres de l’équipe étaient présents, pour élaborer le plan d’actions du deuxième trimestre. »

Étape 2 : décrire le comportement ou l’action (C) :

La deuxième composante de la méthode SCI consiste à décrire le comportement ou l’action spécifique que vous avez observé dans la situation donnée. Soyez aussi précis et concret que possible. Voici quelques conseils pour décrire le comportement de manière efficace :

• Utilisez des verbes d’action pour décrire ce que la personne a fait ou dit.
• Évitez les généralités et les jugements. Restez objectif.
• Donnez des exemples concrets pour illustrer le comportement.

Le but de cette étape est de rendre le comportement clair et compréhensible pour la personne, de sorte qu’elle puisse voir ce qui est observé et comment cela s’est manifesté.

Exemple : « Pendant la réunion, j’ai remarqué que tu as fréquemment interrompu à plusieurs reprises les présentations des autres membres de l’équipe pour partager tes propres idées et opinions, même lorsque ce n’était pas son tour de parole. Tu as également utilisé un ton de voix pouvant paraître condescendant lorsque tu exprimais ton désaccord. »

Étape 3 : expliquer l’impact (I) :

La troisième et dernière composante de la méthode SCI consiste à expliquer l’impact du comportement sur vous, l’équipe ou l’organisation. C’est le moment où vous partagez vos sentiments, vos pensées ou les conséquences du comportement. Voici comment aborder cette partie :

• Exprimez vos émotions ou vos réactions de manière sincère, et sans jugement. Utilisez des phrases comme « Cela m’a fait sentir… » ou « Cela a eu pour conséquence… »
• Détaillez les effets du comportement sur le projet, les relations ou les objectifs.
• Soyez clair sur l’importance de l’impact, en expliquant pourquoi cela est significatif pour vous ou pour l’organisation.

L’objectif de cette étape est de montrer à la personne comment son comportement a eu un impact réel et concret. Cela lui permet de mieux comprendre pourquoi le feedback que vous lui faites est important et pourquoi des changements peuvent être nécessaires.

Exemple : « Cette situation a eu plusieurs conséquences. Tout d’abord, tes collègues se sont sentis frustrés et dévalorisés d’être ainsi interrompus dans leur démonstration. Cela a nui à l’atmosphère de confiance et de respect au sein de l’équipe auxquels nous sommes tous attachés. De plus, tes interruptions ont prolongé la durée de la réunion et perturbé l’ordre du jour.

Dans cet exemple, la méthode SCI a été utilisée pour décrire objectivement la situation (réunion d’équipe), le comportement observé (les interruptions et le ton condescendant), et l’impact de ce comportement (frustration, prolongation de la réunion et détérioration de l’atmosphère de travail). Cela permet de fournir un feedback précis, en mettant en évidence les conséquences de son comportement sur l’équipe et l’efficacité de la réunion.

Quelles sont les étapes après la méthode SCI, pour un feedback efficace ?

Une fois que l’impact a été décrit dans le cadre de la méthode SCI, l’étape suivante consiste à discuter de la manière dont vous souhaitez que la situation soit résolue ou améliorée. Cette étape est essentielle pour rendre le feedback constructif et productif. Voici ce que vous pouvez faire après avoir décrit l’impact :

Clarifier les attentes

Si nécessaire, précisez ce que vous attendez de la personne pour résoudre la situation. Soyez spécifique et concret dans vos attentes. Par exemple, vous pourriez dire : « J’aimerais que nous puissions avoir des réunions d’équipe plus respectueuses à l’avenir, où chacun a la possibilité de s’exprimer sans être interrompu. »

Écouter la réponse de votre interlocuteur

Après avoir partagé l’impact et clarifié vos attentes, donnez à votre collaborateur la possibilité de réagir. Écoutez activement sa réponse, ses commentaires ou ses préoccupations. Soyez ensuite ouvert à la discussion et à la collaboration pour trouver des solutions co-construites.

Coconstruire des solutions

Après avoir expliqué comment le comportement a eu un impact, vous pouvez proposer des solutions ou des suggestions pour résoudre le problème ou éviter qu’il ne se reproduise. Soyez constructif dans vos recommandations et montrez que vous êtes prêt à collaborer pour trouver des solutions. Par exemple : “respecte le tour de table instauré pour chaque réunion. Si tu souhaites réagir à une information, attends que la personne qui parle ait conclu.”

La pire erreur à faire après un feedback

L’objectif d’un feedback est de transformer un problème – la plupart du temps récurrent – en processus d’amélioration continue et de favoriser ainsi le développement de vos collaborateurs.

Après avoir clarifié vos attentes, écouté activement le point de vue de votre collaborateur et co-construit des solutions, montrez que vous êtes engagé à ses côtés.

La plupart des managers font des feedbacks sans planifier de suivi. C’est la pire des erreurs. A la longue, vos collaborateurs ont l’impression d’être sermonnés et critiqués, bien que le feedback est correctement formulé.

Lorsque vous êtes parvenus à un consensus sur les solutions les plus adaptées pour améliorer la situation, travaillez ensemble pour mettre en place un plan d’action réaliste et concret. Assurez-vous que les étapes à suivre sont claires et que les responsabilités sont définies pour chacun.

Engagez-vous. C’est votre responsabilité de manager de collaborez activement. Et votre talent de leader de guider vos collaborateurs.

Le feedback formel : un processus structuré pour évaluer les performances

Le feedback formel est une forme de retour d’information qui est donnée dans un cadre structuré et planifié. Il est généralement associé à des processus d’évaluation des performances, de revues annuelles ou de rétroactions planifiées entre un manager et un collaborateur.

Caractéristiques du feedback formel :

• Planification préalable : Le feedback formel est généralement préparé à l’avance. Les managers et les équipes se préparent en recueillant des données, en examinant les objectifs et en identifiant les domaines à discuter.
• Cadre structuré : Il suit un cadre formel, souvent basé sur un processus d’évaluation des performances ou une revue annuelle, avec des étapes définies à suivre.
• Objectifs spécifiques : Le feedback formel a des objectifs spécifiques, tels que l’évaluation des réalisations, des compétences, des objectifs ou des progrès par rapport aux attentes.
• Documenté : Il est généralement documenté sous forme de rapports, de formulaires d’évaluation ou de résumés pour une référence future.

Comment donner un feedback formel :

• Préparez-vous en amont : Avant la réunion de feedback formel, prenez le temps de collecter des données et d’organiser vos pensées.
• Soyez objectif : Basez votre feedback sur des faits et des observations précises, en évitant les jugements personnels ou les émotions.
• Soyez constructif : Si vous identifiez des domaines nécessitant des améliorations, offrez des suggestions ou des pistes d’amélioration concrètes.
• Soyez ouvert à la discussion : Encouragez l’employé à partager sa perspective et à discuter des points soulevés.

Comment recevoir un feedback formel :

• Écoutez attentivement : Soyez ouvert à recevoir le feedback de manière constructive, même s’il inclut des aspects à améliorer.
• Posez des questions : Si quelque chose n’est pas clair, n’hésitez pas à poser des questions pour obtenir des éclaircissements.
• Prenez des notes : Documentez le feedback formel pour vous rappeler des points clés et des actions à entreprendre.
• Établissez des objectifs : Utilisez le feedback formel comme une base pour fixer des objectifs et des plans d’amélioration.

Le feedback formel est un outil essentiel dans la gestion des performances et le développement professionnel. Il vous permet de suivre et d’accompagner les progrès de vos collaborateurs, d’identifier les domaines à renforcer et de fixer des objectifs pour l’avenir.

En suivant un processus structuré, le feedback formel contribue à une évaluation équitable et à une amélioration continue au sein de votre organisation.

Le feedback informel : un retour spontané

Le feedback informel est un type de retour d’information donné de manière plus spontanée et souvent au fur et à mesure que les situations se présentent. Contrairement au feedback formel qui suit un cadre structuré et planifié, le feedback informel peut être donné verbalement ou par écrit à tout moment, sans nécessiter de processus spécifique.

Le feedback informel se produit souvent dans des situations du quotidien, telles que des interactions au travail, des réunions d’équipe ou des projets collaboratifs. Il peut être utile pour renforcer la communication en temps réel, favoriser la reconnaissance des efforts fournis et encourager l’amélioration continue au sein de votre organisation.

Caractéristiques du feedback informel

• Spontanéité : Le feedback informel est donné de manière spontanée en réponse à des événements ou à des situations spécifiques.
• Communication en temps réel : Il est souvent donné immédiatement après avoir observé un comportement, une action ou une réalisation.
• Variété de formats : Le feedback informel peut être verbal, tel qu’une brève conversation en face à face, ou écrit, tel qu’un message électronique ou une note rapide.
• Flexibilité : Il n’est pas nécessaire de suivre un processus structuré pour donner ou recevoir du feedback informel. Pour autant, il nécessite d’être bien préparé pour éviter les conflits lorsqu’il pointe des dysfonctionnements.

Comment donner un feedback informel

• Soyez spécifique : Identifiez clairement le comportement, l’action ou la réalisation que vous souhaitez commenter.
• Restez constructif : Formulez votre feedback de manière constructive, en mettant l’accent sur l’amélioration ou la reconnaissance des efforts.
• Donnez-le rapidement : Profitez de l’opportunité de donner du feedback dès que possible après avoir observé la situation.
• Utilisez un langage clair : Soyez clair et précis dans votre communication pour que le destinataire comprenne bien votre message.

Comment recevoir un feedback informel

• Écoutez activement et attentivement : Soyez attentif lorsque quelqu’un vous donne un feedback informel, même s’il est donné de manière spontanée.
• Exprimez votre reconnaissance : Remerciez la personne qui vous donne le feedback pour ses commentaires, même s’ils sont informels.
• Demandez des clarifications : Si quelque chose n’est pas clair, n’hésitez pas à demander des clarifications ou des exemples supplémentaires.

Exemple de feedback informel

Un collègue remarque que vous avez géré une réunion d’équipe de manière très efficace et qu’il a été impressionné par votre capacité à maintenir l’ordre du jour et à faciliter la discussion. Il vous dit : « Je voulais te dire à quel point tu as bien géré la réunion ce matin. Ta capacité à maintenir le cap et à encourager la participation de chacun a été vraiment remarquable. Cela a contribué à une réunion très productive. »

Vous recevez le feedback informel de votre collègue avec gratitude et appréciation. Vous souriez chaleureusement et lui répondez : « Merci beaucoup, c’est très gentil de ta part de me le partager. J’apprécie vraiment ton retour positif. C’était une réunion importante pour nous, et je suis ravi de savoir que cela a été bénéfique. »

Vous pouvez compléter ainsi pour ouvrir la discussion : “Pour autant, si tu as des suggestions ou des idées pour améliorer nos réunions, n’hésite pas à m’en faire part. »

Votre collègue apprécie votre ouverture à la discussion et vous partage quelques idées très utiles pour vous.

Ce bref échange de feedback informel se transforme en une conversation constructive sur la manière d’améliorer la gestion des réunions d’équipe et de renforcer la collaboration au sein du groupe. Votre réceptivité au feedback et votre volonté de collaborer montrent que vous êtes un collègue coopératif, ouvert et positif.

Méthodes pour solliciter et recevoir un feedback, avec la méthode SCI

Solliciter un feedback est une ressource inestimable pour votre développement professionnel. Que ce soit pour améliorer vos compétences techniques, vos compétences relationnelles (soft skills) mais également pour développer votre posture. Être capable de solliciter et recevoir des feedbacks développe votre potentiel de communicant et votre posture de leader.

Nous avons souvent un jugement biaisé, soit parce que nous sommes exigeants avec nous-mêmes, soit parce que nous nous focalisons trop sur les retours des personnes les plus critiques. Dans ces situations, il n’est pas toujours évident de solliciter et recevoir un feedback.

Voici quelques conseils pour solliciter un feedback avec la méthode SCI :

Décrivez la situation (S)

Identifiez la situation ou le contexte spécifique dans lequel vous aimeriez obtenir un feedback. Par exemple : “Lors de la réunion de suivi du projet Z, le 5 janvier, en présence de 10 personnes de différentes directions”.

Décrivez votre comportement (C)

Décrivez votre comportement ou vos actions lors de la situation. Soyez objectif et concret dans votre description. Par exemple, vous pourriez dire : « J’ai déroulé et fait le suivi de l’ordre du jour, distribué les prises de parole et pondéré les débats. »

Demandez un retour sur l’impact (I)

Demandez à votre interlocuteur de partager son point de vue sur l’impact de votre comportement. Vous pourriez poser des questions telles que : « Comment avez-vous trouvé l’animation d’équipe ? » ou « Le rythme et l’ambiance de la réunion étaient-ils adaptés et confortables ? »

Écoutez activement

Écoutez attentivement le feedback et évitez de vous défendre ou de justifier votre comportement. Posez des questions pour obtenir des informations plus détaillées ou pour clarifier les points que la personne a soulevés.

Acceptez le feedback de manière constructive

Prenez en compte les commentaires que vous avez reçus et remerciez la personne pour son retour d’information, qu’il soit positif ou constructif. Par exemple : « Merci pour vos commentaires. Je les apprécie vraiment, et je suis ouverte à l’idée de prolonger nos échanges pour creuser certains commentaires particulièrement pertinents. » ou bien “Merci de m’avoir partagé vos impressions sur ma présentation. Je prends cela en considération. »

Planifiez un suivi

Lors de vos prochains animations de réunion, sollicitez un retour de votre interlocuteur sur les améliorations qu’il a pu constater. Vous pouvez également le solliciter en amont de votre réunion en lui annonçant clairement les points que vous avez travaillés pour qu’il y porte une attention particulière.

En utilisant la méthode SCI de cette manière, vous sollicitez un feedback constructif sur vous-même, identifiez des domaines où vous pouvez vous améliorer et créez des relations de confiance avec vos collègues. Cela favorise des dynamiques d’équipes stimulantes axées sur l’entraide et l’amélioration continue.

Pour autant, voici quelques conseils pour que le feedback que vous sollicitez s’effectue dans les meilleurs conditions :

Soyez spécifique dans vos demandes :

Ne demandez pas simplement « Avez-vous des commentaires sur la réunion ? » ; au lieu de cela, posez des questions spécifiques pour obtenir des informations précises : “Que pensez-vous de la manière dont j’ai animé la réunion, et plus particulièrement le suivi de l’ordre du jour et l’ambiance générale ?”

Favorisez des échanges sincères :

Encouragez la communication honnête en assurant à vos interlocuteurs que leurs commentaires sont appréciés et en maintenant un ton respectueux. Pratiquez l’écoute active lorsque vous les écoutez.

Demandez à des personnes de confiance :

Sollicitez des retours de personnes en qui vous avez confiance, qu’il s’agisse de collègues, de mentors ou de collaborateurs.

Agissez :

Utilisez activement les informations reçues pour apporter des améliorations tangibles à vos pratiques professionnelles. Et n’oubliez pas les étapes de coconstruction pour envisager ensemble des pistes d’amélioration, si nécessaire.

Les critères d’un très bon feedback

Bien connaître la méthode SCI et appliquer les étapes qui suivent vous assurent de formuler un feedback efficace et d’éviter les principales erreurs, tels que les jugements critiques et réactions émotionnelles. Pour autant, la différence entre un bon et un très bon feedback repose sur 12 critères :

Spécifique :

Le feedback doit être clair et spécifique, en se concentrant sur des comportements, des actions ou des résultats précis. Évitez les généralités pour que la personne comprenne exactement ce qui est évalué.

Objectif :

Le feedback doit être objectif et basé sur des faits et des observations plutôt que sur des opinions ou des jugements personnels. Il doit être étayé par des preuves tangibles.

Constructif :

Le feedback doit être constructif et axé sur l’amélioration. Il devrait inclure des suggestions ou des recommandations pour aider la personne à s’améliorer ou à corriger des comportements indésirables.

Équilibré :

Le feedback doit être équilibré, en mettant en évidence à la fois les points forts et les domaines d’amélioration. Il ne devrait pas être excessivement positif ni excessivement négatif.

Opportun :

Le feedback doit être donné dans un délai raisonnable après l’observation du comportement ou de l’action. Il est plus efficace lorsqu’il est donné rapidement pour que la personne puisse le lier à l’événement.

Écoute :

Le feedback doit être ouvert à la discussion et à la rétroaction de la personne qui le reçoit. Il devrait permettre un dialogue constructif plutôt qu’une communication unilatérale.

Centré sur les comportements, pas sur la personne :

Le feedback doit se concentrer sur ce qui a été fait ou dit plutôt que sur la personnalité de la personne. Il devrait éviter les critiques personnelles ou les attaques.

Authentique :

Le feedback doit être authentique et sincère. Il devrait refléter honnêtement vos pensées et vos sentiments concernant la performance ou le comportement de la personne.

Respectueux :

Le feedback doit être donné de manière respectueuse et empathique. Il devrait reconnaître les efforts et les intentions de la personne, même en cas de critiques.

Basé sur des objectifs :

Le feedback doit être aligné sur des objectifs spécifiques, que ce soit les objectifs de l’entreprise, les objectifs personnels ou les attentes préalablement définies.

Confidentialité :

Si nécessaire, le feedback doit être confidentiel, en particulier lorsque des problèmes sensibles ou des questions personnelles sont abordés. Le respect de la confidentialité est important pour établir la confiance.

Équitable :

Le feedback doit être équitable et égalitaire, en évitant les discriminations ou les favoritismes. Il doit être donné de manière cohérente à tous les membres de l’équipe.

En suivant ces critères, vous pouvez garantir que votre feedback est efficace, bien reçu et qu’il contribue à l’amélioration des performances individuelles et collectives.

Écoute active et feedback : le duo gagnant

Le feedback et l’écoute active sont un duo puissant pour une communication efficiente et des relations professionnelles basées sur la confiance et le respect. Combiner ces deux compétences vous assure de gagner en sérénité autant qu’en efficacité.

L’écoute active est une compétence de communication interpersonnelle qui implique de prêter une attention totale à ce que l’autre personne dit, de poser des questions pour clarifier et de montrer de l’empathie. Pour la développer, cliquez ici pour lire notre article sur l’écoute active, clé de la communication en équipe. Tout comme le feedback avec la méthode SCI, l’écoute active s’apprend et se pratique régulièrement.

L’écoute active favorise un dialogue ouvert où les deux parties peuvent échanger des idées et collaborer pour résoudre des problèmes. Compétence très utile lors d’un échange autour d’un feedback. En effet, la synergie entre l’écoute active et le feedback démontre que vous accordez de l’importance aux perspectives et aux besoins de vos interlocuteurs.

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Pour aller plus loin : répondez à ces 15 questions pour évaluer vos feedbacks.