Le contexte : préparer le projet d’établissement avec les équipes

Le Centre Historique Minier préparait son projet scientifique et culturel (PSC). Luc Piralla souhaitait y intégrer de nouveaux enjeux, notamment la décarbonation, l’ancrage territorial et la place de l’humain dans les activités et le fonctionnement de l’établissement.

Les membres du conseil d’administration et les directeurs du CHM avaient été rencontrés individuellement dans le cadre de l’accompagnement. Il fallait également donner la parole aux équipes et recueillir leurs idées sur ces orientations.

Leur connaissance de l’établissement constituait une ressource importante. De nombreux agents y travaillent depuis longtemps, parfois depuis vingt ans. Ils connaissent les publics, les installations, les contraintes des métiers et les habitudes de fonctionnement. Cette expérience pouvait nourrir la réflexion sur l’avenir du CHM.

L’organisation fonctionnait toutefois largement par service. Certains collaborateurs, affectés dans des bâtiments différents, avaient très peu d’occasions de se rencontrer. La préparation du PSC offrait une occasion de les réunir autour de questions communes.

Les enjeux : recueillir des idées et créer de la transversalité

L’intervention devait répondre à trois objectifs complémentaires.

Le premier consistait à faire émerger des propositions utiles au PSC, à partir des connaissances et des observations des agents. Les sujets abordés devaient être suffisamment précis pour produire des idées exploitables, tout en laissant chacun libre de contribuer.

Le deuxième était de croiser les points de vue des différents métiers. Une question d’accueil, de transition énergétique ou de partenariat concerne plusieurs services, qui en perçoivent des aspects différents. Les réunir permettait de rapprocher ces observations.

Le troisième était de créer les conditions d’une parole accessible à tous. Le choix d’un format convivial, en petits groupes mêlant les services, devait faciliter les échanges et permettre aux collaborateurs de se découvrir dans un autre cadre que leurs relations de travail habituelles.

Les étapes de la mission

Inscrire le World Café dans l’accompagnement du PSC

La mission confiée à Magalie Vernet-Hanotaux comprenait les entretiens avec les administrateurs et les directeurs, la conception du World Café, la préparation des hôtes de table, l’animation générale et l’analyse des contributions.

Elle s’inscrit dans un accompagnement du directeur, depuis la conception du projet scientifique et culturel jusqu’à sa rédaction finale, assurée par Luc Piralla lui-même.

Cette continuité permet de relier les échanges avec la gouvernance, les propositions des équipes et le travail de structuration du projet. La direction conserve la responsabilité des choix et de la rédaction ; l’accompagnement apporte une méthode, une analyse et un appui à la réflexion.

Concevoir l’animation du World Café autour de trois orientations

Le World Café organise les échanges autour de questions préparées en amont, avec des groupes qui changent de table. Le guide consacré à cette méthode précise comment préparer les questions, animer les discussions et exploiter les idées recueillies.

Les trois grandes thématiques retenues par Luc Piralla ont été déclinées en six questions, réparties entre les tables.

Orientation	Questions travaillées
Décarbonation	La transition énergétique du CHM ; l’éducation et la sensibilisation des publics à la décarbonation.
Ancrage territorial et rayonnement	L’impact territorial et la cohésion sociale ; les partenariats et le rayonnement de l’établissement.
Place de l’humain	L’accueil et l’expérience des publics ; la cohésion d’équipe et le travail entre services.

Chaque question invitait les agents à proposer des actions. Pour la coopération interne, par exemple, le travail portait sur les moyens d’améliorer les relations entre directions et services afin de travailler en mode projet.

Les supports apportaient les repères nécessaires pour aborder les sujets, notamment ceux qui étaient moins familiers à certains participants. Chacun pouvait ainsi contribuer à partir de son expérience, sans devoir maîtriser un vocabulaire spécialisé.

Préparer les hôtes et organiser la circulation des idées

En janvier 2024, 48 collaborateurs ont participé au World Café, répartis en six tables de huit personnes. Les groupes mélangeaient les services et changeaient de table au fil de trois séquences, afin d’aborder les trois grandes thématiques.

Un hôte restait à chaque table. Son rôle consistait à présenter la question, répartir la parole, prendre des notes et transmettre au groupe suivant les principales idées déjà formulées. Cette organisation permettait d’approfondir les contributions au fil de la matinée.

La préparation des hôtes portait notamment sur l’écoute, le respect du temps de parole et la fidélité de la prise de notes. À la fin de chaque séquence, les participants étaient invités à noter une idée qu’ils retenaient particulièrement.

Le cadre associait ainsi convivialité et consignes précises : écouter chaque personne, rester centré sur la question, accueillir les différences de point de vue et rechercher des propositions pour l’avenir de l’établissement.

Restituer et analyser les contributions pour nourrir le PSC

Les productions des tables ont été rassemblées dans un document de restitution et d’analyse. Pour chaque thème, il présente les idées formulées, les contributions particulièrement retenues par les participants et une synthèse organisée en sous-thèmes, objectifs et pistes d’action.

Ce travail permet au directeur de retrouver les propositions des équipes et de les mobiliser pendant la conception du PSC. Les idées recueillies restent identifiées comme des contributions à examiner et à arbitrer.

Un point de vigilance : permettre aux métiers de travailler sur des sujets communs

La connaissance approfondie du CHM par ses agents apportait une matière riche à la réflexion. Le fonctionnement par service limitait cependant les occasions de partager cette connaissance à l’échelle de l’établissement.

La composition des groupes et le choix des questions ont donc joué un rôle central. Chaque participant était invité à réfléchir au devenir du CHM dans son ensemble, en écoutant des collègues dont il connaissait parfois peu le quotidien.

Les échanges sur le travail en mode projet ont fait apparaître des conditions très concrètes : disposer d’une information accessible à tous, prévoir du temps dans les plannings, mieux comprendre les contraintes des autres services et clarifier la constitution des groupes de travail.

Les résultats : une contribution utilisée dans la rédaction du PSC

Des idées nombreuses, cohérentes avec les orientations du directeur

Les contributions ont fait apparaître une convergence avec la vision portée par Luc Piralla. Elles ont également apporté de nombreuses idées qui alimentent le PSC et orientent la conception de ses axes stratégiques.

Les propositions couvrent des sujets très concrets : amélioration de l’efficacité énergétique, sensibilisation des publics, accessibilité de la visite, relations avec le territoire ou organisation du travail entre services. Leur diversité tient notamment à l’expérience des agents et à leur connaissance du fonctionnement quotidien du CHM.

Luc Piralla se réfère aux résultats du World Café à chaque étape de la rédaction du projet scientifique et culturel. Les thématiques travaillées avec les équipes sont celles qui structurent le PSC.

L’utilisation régulière de la restitution constitue un résultat central de la démarche : la parole recueillie pendant l’atelier reste présente dans le travail de conception du projet.

Des rencontres entre collègues qui se croisaient peu

Les retours recueillis après les échanges évoquent de belles rencontres entre des personnes travaillant dans des services et des bâtiments différents. Certains collaborateurs, qui ne se croisaient habituellement jamais, ont pu faire connaissance et échanger sur leurs points de vue.

Ces rencontres constituent un premier apport concret à la transversalité recherchée. Elles donnent aussi un sens très pratique à la démarche : mieux travailler ensemble commence par avoir l’occasion de se parler et de comprendre ce que chacun connaît de l’établissement.

Associer les équipes à la stratégie et travailler la coopération

Au Centre Historique Minier, la préparation du PSC a permis de réunir les collaborateurs autour de sujets qui engagent l’avenir de l’établissement. L’expérience des agents, les échanges entre métiers et l’analyse des contributions ont enrichi le travail du directeur.

La démarche a aussi rendu visibles les attentes des équipes concernant leur manière de travailler ensemble. Elle relie ainsi la réflexion stratégique aux conditions quotidiennes de la coopération, un enjeu que l’on retrouve dans de nombreuses entreprises et organisations.

Le coaching d’organisation accompagne les dirigeants qui souhaitent faire évoluer le fonctionnement de leur structure, associer leurs équipes à un projet stratégique et améliorer la coopération entre services. La démarche articule le travail avec la direction, les échanges collectifs et l’analyse des changements à préparer.